Dalam dunia bisnis modern yang bergerak cepat, efisiensi dan keamanan dokumen menjadi prioritas utama. Salah satu proses penting dalam manajemen dokumen adalah proses penandatanganan. Dua metode yang sering digunakan adalah scanned signature (tanda tangan hasil pindai) dan digital signature (tanda tangan digital). Meskipun terlihat serupa di permukaan, keduanya memiliki perbedaan mendasar—khususnya dari sisi keamanan, legalitas, hingga keabsahan dokumen.
Artikel ini akan membahas secara komprehensif perbedaan antara scanned signature dan digital signature agar Anda bisa menentukan pilihan terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda.
Apa Itu Scanned Signature?
Scanned signature adalah tanda tangan yang dibuat secara manual di atas kertas, lalu dipindai menggunakan scanner atau difoto, kemudian disisipkan dalam dokumen digital seperti PDF atau Word. Proses ini sering dianggap praktis karena tidak memerlukan teknologi khusus.
Namun, scanned signature hanyalah sebuah gambar statis, tanpa verifikasi teknis atau validasi digital. Ini menyebabkan banyak kerentanan, terutama saat digunakan dalam proses bisnis resmi atau dokumen hukum.
Apa Itu Digital Signature?
Digital signature adalah tanda tangan elektronik yang dilindungi oleh teknologi kriptografi, dilengkapi dengan sertifikat digital yang dikeluarkan oleh pihak terpercaya (Certificate Authority/CA). Tanda tangan digital ini dapat:
- Memverifikasi identitas penandatangan
- Melindungi integritas dokumen
- Memastikan keaslian dan legalitas dokumen
Digital signature tidak sekadar menempelkan gambar, melainkan mengunci isi dokumen secara teknis. Setiap perubahan setelah penandatanganan akan langsung terdeteksi dan membatalkan keabsahan dokumen.
Tabel Perbandingan Digital Signature vs. Scanned Signature
| Aspek | Digital Signature | Scanned Signature |
| Keamanan | Menggunakan enkripsi & sertifikat digital, sulit dipalsukan | Hanya gambar, mudah disalin & dipalsukan |
| Legalitas | Diakui secara hukum di Indonesia (UU ITE & PP PSTE) | Tidak memiliki kekuatan hukum yang kuat |
| Verifikasi | Dapat diverifikasi secara digital, otomatis | Sulit diverifikasi, butuh pengecekan manual |
| Integritas Dokumen | Menjamin dokumen tidak berubah sejak ditandatangani | Tidak menjamin integritas, isi bisa dimodifikasi setelahnya |
| Audit Trail | Memiliki jejak audit lengkap (waktu, lokasi, perangkat) | Tidak memiliki jejak audit |
| Efisiensi | Cepat, dapat ditandatangani dari mana saja | Proses manual, butuh pindai dan tempel gambar |
| Skalabilitas | Mudah diintegrasikan ke sistem internal perusahaan | Tidak bisa diotomatisasi |
| Daya Tahan Hukum | Sangat kuat di pengadilan jika menggunakan CA resmi | Lemah secara hukum, rawan dipertanyakan |
Mengapa Digital Signature Lebih Unggul?
1. Keamanan Terjamin
Digital signature menggunakan algoritma kriptografi canggih dan sertifikat digital yang hanya bisa diakses oleh pemiliknya. Ini membuatnya hampir mustahil untuk dipalsukan, berbeda dengan scanned signature yang bisa dengan mudah dicopy-paste.
2. Legalitas yang Kuat
Di Indonesia, tanda tangan digital diakui secara hukum oleh UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) dan Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 (PP PSTE). Dokumen yang ditandatangani dengan sertifikat digital resmi dapat digunakan di pengadilan maupun transaksi resmi.
3. Verifikasi Otomatis
Tanda tangan digital dapat langsung diverifikasi secara sistematis tanpa intervensi manusia. Setiap kali seseorang membuka dokumen, sistem akan memvalidasi keasliannya secara real-time.
4. Efisiensi & Aksesibilitas
Tidak perlu mencetak, menandatangani secara manual, lalu memindai dokumen. Semuanya dilakukan secara digital, bahkan bisa melalui perangkat mobile. Ini sangat menghemat waktu dan mempercepat alur kerja.
5. Mendukung Green Office
Tanpa perlu cetak dan pindai, digital signature turut mendukung inisiatif ramah lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas.
Kasus Nyata: Risiko Scanned Signature
Bayangkan sebuah perusahaan melakukan perjanjian kerja sama bernilai miliaran rupiah hanya menggunakan scanned signature. Saat terjadi sengketa, salah satu pihak mengklaim tanda tangan tersebut bukan miliknya. Karena tidak ada verifikasi digital dan audit trail, proses hukum menjadi rumit dan berisiko tinggi. Inilah mengapa banyak perusahaan besar dan institusi keuangan mulai meninggalkan scanned signature.
Bagaimana Cara Mengadopsi Digital Signature?
Langkah awalnya adalah menggunakan penyedia layanan tanda tangan digital terpercaya dan bersertifikasi, seperti yang telah terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo). Dengan integrasi API yang fleksibel, perusahaan bisa mengaktifkan digital signature di sistem internal mereka—mulai dari sistem HR, manajemen kontrak, hingga e-commerce.
Kesimpulan
Digital signature bukan sekadar teknologi, tapi solusi untuk keamanan, efisiensi, dan keabsahan dokumen. Jika bisnis Anda masih bergantung pada scanned signature, saatnya mempertimbangkan transformasi digital yang lebih cerdas dan aman. Dengan digital signature, Anda melindungi kepentingan bisnis Anda sekaligus meningkatkan kredibilitas dan profesionalisme di mata mitra dan klien.
Tanda Tangani Dokumenmu dengan Aman, Cepat, dan Legal
Jangan biarkan dokumen penting Anda terjebak dalam risiko pemalsuan dan birokrasi. Upgrade sistem tanda tangan Anda sekarang juga. Gunakan layanan tanda tangan digital yang legal seperti Beeza, tersertifikasi, dan mudah diintegrasikan.
Kunjungi www.beeza.id untuk informasi lengkapnya.📧 Hubungi tim kami di support@beeza.id atau WhatsApp ke 0813-1555-8680 untuk konsultasi.💡 Jangan tunggu sampai masalah muncul—digitalisasi dokumen Anda sekarang juga!