1. Pendahuluan: Delay Approval, Delay Cashflow
Pernah mengalami invoice tidak cair karena approval dokumen terhambat?
Kedengarannya sepele, padahal dampaknya bisa sangat besar.
Sebuah cerita umum di banyak perusahaan: dokumen PO sudah lengkap, invoice sudah dikirim, tapi karena satu tanda tangan belum turun, pembayaran pun tertunda. Padahal, satu pembayaran itu menyangkut banyak hal—mulai dari gaji vendor, produksi, hingga operasional internal.
Itulah mengapa proses approval bukan sekadar formalitas, tapi bagian krusial dari siklus keuangan yang sering diabaikan.
2. Masalah Proses Approval Manual yang Masih Umum Terjadi
Meskipun era digital sudah berjalan, banyak bisnis masih terjebak proses approval manual yang melelahkan. Polanya hampir sama:
- Dokumen dibuat di Excel/Word
- Dikirim via email
- Dicetak untuk ditandatangani secara fisik
- Dipindai ulang dan dikirim balik
Permasalahan yang timbul antara lain:
- Harus menunggu atasan yang sedang meeting atau cuti
- Tidak ada reminder otomatis → dokumen terselip
- Komunikasi antar tim tidak sinkron
- Tidak tahu siapa yang terakhir mengakses dokumen
Efek dominonya:
- Pembayaran tertunda
- Vendor frustrasi
- Proyek tertunda
- Laporan keuangan jadi kacau
Dan ujungnya, cashflow jadi seret.
3. Tantangan Tambahan di Era Hybrid dan Remote Working
Kini, saat banyak perusahaan sudah menerapkan sistem hybrid bahkan full remote, masalah approval semakin kompleks.
Tanda tangan fisik jadi tidak efisien. Koordinasi jadi lebih sulit.
Bahkan, untuk sekadar mengetahui status dokumen pun harus bertanya satu per satu ke tim.
Tanpa sistem terpusat yang bisa dilacak, keterlambatan adalah keniscayaan.
Di sinilah digitalisasi menjadi satu-satunya jalan keluar.
4. Solusi: Digitalisasi Approval = Solusi Cashflow Lancar
Berikut adalah fitur utama dari digital approval yang tidak dimiliki sistem manual:
Tanda Tangan Digital yang Sah secara Hukum
Tidak perlu cetak, hanya klik dari email atau dashboard, dan dokumen resmi langsung disahkan.
Real-Time Approval Tracking
Setiap orang bisa melihat siapa yang sudah menandatangani, siapa yang belum, dan kapan waktunya.
Audit Trail Otomatis
Setiap aktivitas tercatat dengan jelas. Cocok untuk kebutuhan audit dan compliance.
Bisa Diakses dari Mana Saja
Tim bisa menyetujui dokumen meskipun sedang dalam perjalanan dinas atau WFH.
Semua itu berujung pada satu hal:
Cashflow jadi lebih cepat dan lancar. Tidak ada lagi bottleneck yang tidak jelas.
5. Solusi dari Beeza: Cepat, Legal, dan Terintegrasi
Beeza hadir sebagai solusi approval digital yang lengkap, aman, dan mudah diintegrasikan.
Beeza menawarkan:
- Digital Signature yang legal dan sesuai regulasi PDP
- Approval Dashboard untuk tracking progres dokumen
- API Integrasi ke sistem yang sudah Anda miliki
- Notifikasi Otomatis agar approval tidak terlewat
- Audit Trail dan Enkripsi Data yang memastikan keamanan
Sudah digunakan oleh berbagai sektor—fintech, HR, logistik, dan edukasi.
Beeza membantu perusahaan startup hingga enterprise untuk menghindari risiko keterlambatan dokumen dan mempercepat approval dalam sistem yang sepenuhnya legal.
6. Studi Kasus: Dari 4 Hari Jadi 1 Hari
Sebuah perusahaan jasa bernama FastFlow awalnya mengalami keterlambatan rata-rata 4 hari dalam approval dokumen vendor. Prosesnya melibatkan 3 divisi dan satu direktur yang sering berada di luar kota.
Setelah menggunakan Beeza, mereka berhasil memangkas waktu approval menjadi hanya 1 hari.
Efeknya?
- Proses pembayaran jadi lebih cepat
- Relasi dengan vendor membaik
- Tim lebih produktif
- Tidak ada lagi follow-up manual antar divisi
Dan yang paling penting: cashflow jadi lancar. Tanpa bottleneck yang tidak jelas.
7. Kapan Waktu Terbaik untuk Digitalisasi? Sekarang!
Banyak bisnis berpikir akan digitalisasi “nanti saja”—saat sudah besar, saat sistem sudah rapi, atau saat ada waktu luang.
Tapi kenyataannya, semakin lama ditunda, semakin besar risiko yang ditanggung.
Digitalisasi approval bukan kemewahan, tapi kebutuhan.
Terutama jika Anda ingin menjaga:
- Cashflow tetap sehat
- Proyek jalan tepat waktu
- Reputasi perusahaan tetap baik
- Hubungan dengan vendor tetap harmonis
Beeza bisa jadi solusi langsung tanpa perlu overhaul sistem besar-besaran.
8. Kesimpulan: Approval Manual adalah Silent Killer Cashflow
Jangan biarkan approval manual menjadi penghambat cashflow bisnis Anda.
Di saat semua bergerak cepat, keterlambatan 1–2 hari saja bisa menimbulkan efek domino yang serius.
Dengan Beeza, Anda bisa:
- Mempercepat proses bisnis
- Menjamin legalitas dan keamanan dokumen
- Memastikan semua proses berjalan transparan dan efisien
9. Saatnya Upgrade Proses Bisnis Anda
Jangan tunggu sampai proyek tertunda karena approval telat.
Sudah waktunya proses approval Anda lebih cepat, aman, dan efisien.Coba Beeza sekarang di:
👉 www.beeza.id/hubungi-kami